背景と課題
山下食品様が40年以上にわたって使ってきたのは、オフコン（オフィスコンピュータ）と呼ばれる社内基幹システム。
操作はキーボードメインで、イメージとしてはCLIに近いもの。商品を探すにもコードを直接入力する必要があるなど、システムに習熟していないと使えないため、新しいスタッフを増員するときのハードルが高いという課題がありました。
旧システムの開発を行ったベンダーとの間ではシステム刷新についての協議もあったようですが、うまく進まず、どうにも動かせない硬直状態になっていたそうです。
ヒアリング
ヒアリングでは、色々な切り口から業務の全体像を把握し、要件定義や実装につなげていきました。
- 旧システム：画面から仕様を理解するのが難しい古いシステムだったため、実際の操作を見せていただきながら、処理の流れを確認
- 帳票類：システム画面で見るのではなく紙で出力する仕様が多く、さまざまな業務で帳票を使っていた。納品書や請求書など顧客向けの帳票も多かった
- 業務：今回のスコープには直接関連しない工場内の作業も見学させていただいた
対象となる業務領域
旧システムがカバーしていたのは、販売から請求、入金、会計まで、狭くない範囲。
しかしヒアリングの結果、すでに利用されていない部分も多くあることが分かりました。そのため直近で必要なスコープは販売管理領域と定義し、それ以外は他のシステムとの併用や次年度以降の追加開発に回すといった提案をさせていただきました。
進め方
要件定義から設計・開発、稼働後の運用まで、同じエンジニアが一貫して担当。要件定義と並行して実装を進めながら、一部外部ベンダーとの調整も行い、スケジュールのグリップや山下食品様への依頼事項の管理など、プロジェクトマネジメント全般も担いました。
山下食品様にはプロジェクト専任の担当者がおらず、なるべく日々のご業務に負担をかけない形で進めるよう注意しました。最低限必要な各種マスタデータ（商品、得意先、配送先など）の入力・整備、実装されたシステムの確認などのお願いに留め、都度発生する各種作業も自動化・システム化することでプロジェクトを効率的に進めました。
その結果、期の切り替わりに合わせて、新システムの稼働を開始することができました。
結果
- スムーズなシステムリプレイス：日々の業務を止めることなく、旧システムから新システムへの切り替えを実現できた
- 業務量の大幅削減：販売管理領域の業務量が「1/3」に削減されたとの評価をいただいている
- 帳票の削減と最適化：旧システムで多数存在していた帳票類を整理し、必要なものに絞り込んだ
- ペーパーレス化：紙で出力していた多くの帳票をシステム上で確認できるようにした
- リアルタイムな数字の把握：売上などの数字を、いつでもどこからでもリアルタイムで確認できるようになった